中银南昌企业法律和税务风控团队是一支专注于企业法律及税务风险防控、民商事诉讼、经济及职务犯罪辩护、税收执法研究的专业化律师团队。
市场经济日益全球化、跨区域化,致使很多企业尤其是外贸企业仅保存了合同的传真件、扫描件。这样是存在很大的法律风险隐患的。因为原件、传真件和扫描件的法律效力及证明力存在天壤之别。
合同原件的法律效力
合同原件是指经双方当事人合议一致后签字或加盖双方印章的合同文本，合同原件是合同法规定的 “书面形式”中最具有法律证明力的一种，合同原件在证据学上可被认定为直接证据和原始证据，是一种直接来源于争议事实而且可以单独、直接证明争议事实的证据，法院一般都予以直接采信。
传真件的法律效力
传真件也属于合同书面形式的一种，但是与原件相比较，传真件性质的不同会影响其法律效力：由双方互相传真并直接就其所载内容进行修改或确认的传真件可视为原件，但仅以传输文本、图像为目的的传真件在性质上类似于复印件，属于效力待定的证据，不能单独作为认定案件事实的证据。
其次，应根据客观情况判断传真件证明力大小。有时复印件和扫描件的区别，即使传真件的性质属于原件，仍不能单独作为认定案件事实的证据。比如，在当事人相互要约、承诺过程中所使用的传真件，只要一方的承诺尚未成立，该传真件就不能作为认定合同关系成立的证据；或者，在可以证明合同关系成立的传真件之后，双方当事人就约定事宜又签署了正式合同文本，则该传真件也不能作为认定合同内容的证据。
最后，在认定传真件的证据效力前，要先鉴别传真件的真实性。传真件的内容可以通过复印等手段进行变造，因此，传真件在作为原件时虽具有完全证据效力，但一般仍需要通过其他证据佐证其真实性。
对于确认传真件的证据效力，首要方法是询问对方当事人对传真件的质证意见。若对方当事人不予认可，则进一步询问传真件上的传真标志、传真号码等是否属于该当事人所有。如对方不置可否，可依照 《民事诉讼证据规定》第八条第二款来确认传真件证据效力。
另外，也可查询电信部门发出传真方的电话机在特定时间传真的档案记录，与传真件相对照。该等证据的取得可能需要依法申请法律调取，电信部门的档案记录保存时间也需要引起注意。
扫描件的法律效力
从证据角度来说复印件和扫描件的区别，扫描件是图片，作为复印件的形式存在，从技术上可以被篡改，因此单单扫描件的证明效力是很低的，除非对方对扫描件认可，否则需要提供其它相关证据进行佐证，形成证据链条，扫描件才能作为定案证据，从而具有较高证明效力。
扫描件相当于复印件，仅凭此去打官司是很难得到法院支持。原件也可能被篡改，但可以被鉴定出来，如原件真实，可以作为认定事实的证据，而扫描件即使鉴定真实，仍不能直接作为证据认定，这就是两者区别。
实务操作中的注意事项
1、证明力最强的是加盖公章的合同原件！因此在日常经济活动中尽可能保存合同原件。这一点上结合实务建议：合同务必加盖骑缝章，防止在邮寄用印过程中对方篡改合同。
2.无法获取原件，只能取得相关传真件或扫描件时，建议：（1）无论是扫描件、传真件还是原件，一定要加盖公章且必须加盖骑缝章；（2）如果是扫描件最好用彩色扫描，像素要高，保证清晰；（3）传真件、扫描件均需保留原件，必要时进行比对；（4）在合同中附加一句“双方均同意原件、传真件、扫描件具有同等法律效力”；（5）另外在合同签订和履行过程中，合同双方可以在合同中约定电子邮箱、微信、QQ等作为联系方式，以便于证明合同的签订、变更等系双方认可的，并保存相关记录，以备发生纠纷时做证据使用；（6）最先盖章的一方还可以刻制一个小章（如“合同已审核”、“与洽谈版本一致”等）在每页不同且重要位置加盖（如商品明细规格、对方义务、付款条件、质保、违约、诉讼管辖等）。
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